Política de Tratamiento de Datos Personales
Cómo Tecnología Informática de Colombia S.A.S. recolecta, usa, guarda y protege los datos personales tratados a través de SINCOW ERP, y cómo ejercer sus derechos sobre ellos.
1. Responsable del tratamiento
En adelante, «SINCOW», «nosotros» o «el Responsable».
2. Marco legal y alcance
Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen. Aplica a los datos personales tratados a través de la aplicación SINCOW ERP (app.sincow.co), de su aplicación instalable para teléfono, de su servidor de conexión con asistentes de IA (mcp.sincow.co) y de los canales de soporte.
El sitio informativo sincow.co puede tener su propio aviso sobre cookies y servicios de terceros.
3. Definiciones
Se usan los términos del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:
- Titular
- La persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal
- Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible
- El que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los datos relativos a la salud.
- Responsable del tratamiento
- Quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento
- Quien realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
- Tratamiento
- Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización
- Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
- Transmisión
- Comunicación de datos dentro o fuera del país a un Encargado, para que los trate por cuenta del Responsable.
- Empresa cliente
- La persona jurídica o natural que contrata SINCOW ERP para gestionar su propia operación.
4. Cuándo SINCOW es Responsable y cuándo es Encargado
| Datos | Calidad de SINCOW | Quién decide sobre ellos |
|---|---|---|
| Datos de los usuarios de la aplicación y de los contactos de las empresas cliente (cuenta, acceso, soporte, facturación del servicio) | Responsable | SINCOW, conforme a esta política. |
| Datos que cada empresa cliente registra en el ERP (sus clientes, proveedores, empleados, terceros y demás información de su operación) | Encargado | La empresa cliente, que es la Responsable y debe contar con la autorización de esos titulares y con su propia política de tratamiento. |
Como Encargado, SINCOW trata esos datos solo para prestar el servicio contratado y según las instrucciones de la empresa cliente. No los usa para fines propios, no los vende ni los comparte con terceros distintos de los Encargados indicados en la sección 10. Si un titular cuyos datos registró una empresa cliente (por ejemplo, un empleado o un cliente de esa empresa) dirige a SINCOW una consulta o un reclamo, SINCOW lo trasladará a la empresa cliente para que lo atienda, y le prestará el apoyo técnico necesario.
5. Datos que tratamos
5.1 Datos de los usuarios (SINCOW como Responsable)
- Identificación y contacto: nombre, nombre de usuario, correo electrónico, empresa, rol e idioma preferido; foto de perfil, si el usuario decide cargarla.
- Credenciales: contraseña, guardada únicamente cifrada con un algoritmo de una sola vía (SINCOW no puede conocerla). Si el usuario activa el ingreso con Face ID, huella o llave de seguridad (passkey), se guarda solo la llave pública: los datos biométricos nunca salen del dispositivo del usuario ni llegan a SINCOW.
- Datos de uso y técnicos: dirección IP, navegador y dispositivo, fecha y hora de ingreso, dispositivos en los que se mantiene la sesión, y un registro de auditoría de las acciones hechas en la aplicación (qué se creó, modificó o anuló, quién y cuándo).
- Avisos al teléfono: si el usuario los activa, el identificador de suscripción que entrega su navegador para recibir notificaciones.
- Asistente y conexiones de IA: las preguntas hechas al asistente de la aplicación y sus respuestas, y el registro de las consultas hechas a través del conector MCP (usuario, herramienta, fecha y resultado).
- Soporte: la información que el usuario entregue al pedir ayuda.
5.2 Datos registrados por la empresa cliente (SINCOW como Encargado)
Según los módulos que use, la empresa cliente puede registrar datos de identificación, contacto, tributarios, comerciales y financieros de sus terceros (clientes, proveedores, deudores), y datos laborales de sus empleados: contrato, salario, afiliaciones a seguridad social, cuentas bancarias, novedades, incapacidades, embargos y liquidaciones. Estos datos se tratan conforme a la sección 4.
6. Datos sensibles y datos de menores
El módulo de nómina puede contener datos sensibles, como la información de incapacidades (relacionada con la salud). Estos datos los registra la empresa cliente, que debe obtener la autorización expresa de sus empleados e informarles que no están obligados a autorizar el tratamiento de datos sensibles. SINCOW los protege con controles de acceso adicionales (solo los usuarios con permiso de nómina los ven) y no los usa para ningún otro fin.
SINCOW ERP está dirigido a empresas y sus usuarios deben ser mayores de edad. Si una empresa cliente registra datos de niños, niñas o adolescentes (por ejemplo, beneficiarios de un empleado), deberá hacerlo respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, como lo exige el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
7. Finalidades
SINCOW trata los datos de la sección 5.1 para:
- Crear y administrar las cuentas de usuario, autenticar a los usuarios y controlar sus permisos.
- Prestar el servicio de SINCOW ERP contratado por la empresa cliente, incluido el asistente de ayuda, los avisos al teléfono y el conector MCP cuando el usuario los active.
- Proteger la seguridad de la aplicación: prevenir accesos no autorizados y fraudes, auditar el uso y atender incidentes.
- Brindar soporte técnico y comunicar asuntos del servicio: cambios, mantenimientos, seguridad y facturación.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades competentes.
- Elaborar estadísticas internas de uso del servicio, sin identificar a los usuarios, para mejorarlo.
Los datos de la sección 5.2 se tratan exclusivamente para prestar el servicio a la empresa cliente: almacenarlos, procesarlos según las funciones del ERP, generar documentos e informes, enviar documentos electrónicos a la DIAN cuando la empresa cliente lo ordene, y hacer copias de respaldo.
8. Autorización
La autorización de los usuarios se obtiene al crear la cuenta o en el primer ingreso a la aplicación, por un medio que permite su consulta posterior. Para activar el conector MCP, el usuario autoriza expresamente el acceso en la pantalla de consentimiento de SINCOW. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o el requerimiento de una autoridad competente.
La autorización de los titulares cuyos datos registra una empresa cliente es responsabilidad de esa empresa.
9. Cookies y almacenamiento en el dispositivo
La aplicación usa únicamente cookies técnicas, necesarias para su funcionamiento. No usa cookies de publicidad ni de analítica de terceros, y no carga tipografías, íconos ni librerías desde servidores externos.
| Nombre | Finalidad | Duración |
|---|---|---|
sincow_session | Mantener la sesión iniciada y proteger los formularios. | Hasta cerrar la sesión o el navegador. |
sincow_device | Recordar el dispositivo cuando el usuario marca «Mantener la sesión en este dispositivo». | 30 días, renovables con el uso. Se puede revocar desde el perfil. |
La aplicación instalable guarda en el dispositivo una copia de sus pantallas para abrir sin conexión. Si el usuario usa las funciones sin señal (por ejemplo, la toma de pedidos de los vendedores), también guarda en el almacenamiento del navegador los datos necesarios para esa tarea, como el catálogo de artículos y los pedidos pendientes de enviar. Esa información se sincroniza con SINCOW al recuperar la señal. Queda asociada a la empresa y al usuario: si otro usuario inicia sesión en el mismo dispositivo, el catálogo anterior se borra y los pedidos pendientes de otra sesión nunca se le muestran ni se envían. Se puede borrar por completo eliminando los datos del sitio en el navegador.
10. Encargados y transmisión internacional
Para prestar el servicio, SINCOW se apoya en los siguientes proveedores, que actúan como Encargados y tratan los datos solo para los fines indicados:
| Proveedor | Uso | Ubicación |
|---|---|---|
| Hostinger | Alojamiento de la aplicación, las bases de datos y las copias de respaldo. | Estados Unidos |
| Google LLC (Gmail) | Envío de correos del sistema: bienvenida, recuperación de contraseña, avisos y documentos. | Estados Unidos |
| Software Propio de SINCOW | Envío a la DIAN de facturas, documentos soporte y nómina electrónica, cuando la empresa cliente lo ordena. | Colombia |
| Anthropic, PBC | Procesamiento de las preguntas al asistente de ayuda de la aplicación. | Estados Unidos |
| Servicios de notificaciones del navegador (Google, Apple, Mozilla) | Entrega de los avisos al teléfono, si el usuario los activa. | Estados Unidos |
Algunos de estos Encargados están fuera de Colombia, por lo que se produce una transmisión internacional de datos. SINCOW la realiza con contratos o condiciones de servicio que obligan al Encargado a tratar los datos solo por cuenta de SINCOW y con medidas de seguridad adecuadas, en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015). Al aceptar esta política, el usuario autoriza dicha transmisión.
La entrega de documentos electrónicos a la DIAN es una obligación legal de la empresa cliente, y SINCOW actúa por cuenta de ella.
11. Asistente de IA y conector MCP
Asistente de ayuda. Las preguntas que el usuario hace al asistente dentro de SINCOW, junto con la información de ayuda y, si la pregunta lo requiere, los datos de la empresa que el usuario tiene permiso de ver, se envían a Anthropic para generar la respuesta. SINCOW no autoriza a Anthropic a usar esa información para entrenar sus modelos. La empresa cliente puede desactivar el asistente.
Conector MCP. Si la empresa cliente lo habilita y el usuario lo autoriza, el usuario puede conectar SINCOW con un asistente de IA de su elección (por ejemplo, Claude o ChatGPT). En ese caso, el resultado de las consultas que el usuario hace (por ejemplo, la cartera de un cliente o los datos de un empleado, si tiene permiso de verlos) se entrega a ese asistente, que lo trata conforme a sus propias políticas. Ese proveedor no es Encargado de SINCOW: el usuario y su empresa eligen usarlo. El usuario puede revocar la conexión en cualquier momento desde su perfil en SINCOW, y la empresa cliente puede desactivar el conector para todos sus usuarios. Más información en la documentación del conector.
Revocación del MCP. El usuario podrá revocar la autorización de conexión desde SINCOW, y la empresa cliente podrá deshabilitar el conector para sus usuarios. Una vez efectiva la revocación, SINCOW impedirá nuevas solicitudes mediante las credenciales revocadas. La revocación no implica necesariamente la eliminación de la información que ya haya sido transmitida al asistente o proveedor externo. La conservación, eliminación y demás tratamientos posteriores de esa información dependerán de las condiciones aplicables al servicio externo y de la normativa correspondiente. SINCOW aplicará controles de autenticación, autorización, aislamiento por empresa y registro de actividad para las solicitudes recibidas a través del conector, de acuerdo con las funciones efectivamente implementadas.
12. Seguridad
SINCOW adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:
- comunicaciones cifradas (HTTPS);
- contraseñas guardadas con cifrado de una sola vía y renovación de la sesión al autenticarse;
- aislamiento de la información de cada empresa cliente;
- permisos por usuario y por opción;
- registro de auditoría de las acciones;
- límites de intentos de acceso;
- tokens de acceso de corta duración y revocables para el conector MCP;
- copias de respaldo.
SINCOW contará con procedimientos para detectar, evaluar, documentar, contener y gestionar incidentes que puedan comprometer datos personales. Cuando un incidente afecte datos tratados por cuenta de una empresa cliente, SINCOW le comunicará la información pertinente con la diligencia necesaria para que pueda cumplir sus obligaciones legales y contractuales. SINCOW realizará los reportes ante la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades competentes cuando sean exigibles, dentro de los plazos y por los medios establecidos en la normativa aplicable.
13. Conservación
- Datos de los usuarios: mientras la cuenta esté activa y el contrato con la empresa cliente esté vigente. Después, durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales o atender reclamaciones.
- Registros de auditoría, de acceso y del conector MCP: [1 año].
- Datos registrados por la empresa cliente: durante la vigencia del contrato. Al terminar, se entregan a la empresa cliente en un formato de uso común si lo solicita dentro de los 30 días siguientes, y luego se eliminan de los sistemas activos y de las copias de respaldo en un plazo de 30 días. Se exceptúan los que la ley obligue a conservar.
14. Derechos de los titulares
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no se requiera.
- Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. No procede cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro.
15. Consultas y reclamos
Área responsable: Protección de datos personales, a través del correo soporte@tincolsas.co o por escrito en el domicilio indicado en la sección 1. La solicitud debe incluir el nombre y la identificación del titular, la descripción de lo que solicita, la dirección o el correo de respuesta y, si actúa un tercero, el documento que acredite su calidad.
Consultas
Se responden en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).
Reclamos
Para corregir, actualizar o suprimir datos, o para advertir un incumplimiento de la ley:
- Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si pasan dos (2) meses sin respuesta del interesado, se entenderá que desistió.
- Una vez completo, se marcará en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles.
- Se resolverá en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles adicionales informando los motivos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).
- Si SINCOW no es competente para resolverlo (por ejemplo, porque los datos los registró una empresa cliente), lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
16. Cambios a esta política y vigencia
Los cambios sustanciales a esta política se comunicarán a los usuarios antes de su aplicación, por correo electrónico o mediante un aviso en la aplicación. Si afectan las finalidades del tratamiento, se pedirá una nueva autorización. Esta política rige desde la fecha indicada al inicio de este documento. Las bases de datos se conservarán mientras subsistan las finalidades descritas en ella.